Selbstorganisation – Mit diesen Tools bestreite ich meinen Alltag

Selbstorganisation ist in zweierlei Hinsicht für mich ein wichtiges Thema, und zwar beruflich als auch privat. Ich bin ordnungsliebend und strukturiert. Checklisten, Tabellen und ToDo-Listen sind meine Freunde. Eine Eigenschaft, die auch meine Mitmenschen recht bald wahrnehmen. Dies wiederum führt dazu, dass Dinge wie Recherchearbeiten, Party- oder Reise-Planung gerne an mich abgegeben werden. Ich sehe das als „Fluch und Segen“ zugleich, denn natürlich habe ich Spaß daran, aber andererseits führt es dazu, dass oft Verantwortung an mir hängen bleibt.

Lies hier, welche Tools mir im Alltag das Leben erleichtern als auch, wie ich meinen Umgang mit ihnen nach und nach optimiert habe: 

Wunderlist

Privat organisiere ich meine Gedanken und ToDos mit der App Wunderlist, welche ich am Smartphone als auch am Desktop nutze. Dort wird über alltägliche Aufgaben, Einkaufslisten, Geschäftsideen hinzu meiner Packliste für Reisen alles Mögliche organisiert. Es gibt unter anderem auch eine Liste namens „Brain“, in der ich alles Wissenswerte sammle, was ich aufschnappe. Was ich besonders an der Anwendung mag, ist, dass obwohl sie digital ist, kann ich Dinge abhaken, was mir ein gutes Gefühl gibt.

Auszug meiner ToDo’s in Wunderlist

Trello

Was meine Wunderlist privat ist, stellt Trello beruflich dar. Der Aufbau meines persönlichen Boards ist an den Kanban-Ansatz angelehnt. Es gibt einen „Backlog“, drei Listen für die anstehenden drei Kalenderwochen, sowie eine „Feedback ausständig“ und „Done“ Liste. Auch hier gibt es die Kategorie „Brain“, in der ich nützliche Infos sammle sowie eine Liste „Verworfen“, wo Karten landen, die nicht mehr relevant sind oder sich von selbst erledigt haben. Für einen noch besseren Überblick arbeite ich hier außerdem mit bunten Labels, welche pro Kunde bzw. für interne Projekte vergeben werden.

Auszug aus meinem Trello Board

Slack

Slack ist ein Tool, von dem ich zu Beginn absolut gar nicht begeistert war. Heute stellt es das Hauptkommunikations-Tool in meinem Beruf als auch im Studium dar. Bei zwei Slack-Workspaces mit jeweils über 40 Channels würde ich mich als Heavy-User bezeichnen. Inzwischen habe ich auch Kniffe, wie Text-Formatierung von Nachrichten, die Erinnerungsfunktion und einfach Poll-Umfragen lieb gewonnen. Es nimmt einen großen Platz täglich ein, was nicht immer ideal ist. Ich persönlich fühle mich beispielsweise fast unter Druck gesetzt, auf Nachrichten von anderen zu antworten oder zumindest zu reagieren. Es hat für mich auch ein Stück weit mit Wertschätzung zu tun. Ich möchte meinem Gegenüber zumindest per Reaktion mit Emoji zeigen, dass ich sein Anliegen wahrgenommen habe. Wie sich in einem Austausch mit Kollegen auf der Arbeit erst kürzlich herausgestellt hat, ist der Umgang mit dem Tool sehr unterschiedlich. Dies zeigt zum Beispiel auch die Auffassung darüber, wie oft eine Person das Tool öffnet, um Nachrichten zu lesen oder welche Reaktionszeit erwartet wird.

 

Fotoalben und Instagram Sammlungen

Fotoalben in Instagram

Für meinen Job und um kreative Ideen zu sammeln, pflege ich außerdem Fotoalben auf meinem Handy und speichere regelmäßig Bilder auf Instagram. Auf meinem Smartphone leben Alben mit Namen wie Ideensammlung, Social-Media-Ads, Brain oder Rezepte. Dort landen geknipste Fotos von Plakaten, Schaufenstern und Rezepten. Dazu zählen außerdem zahlreiche Screenshots aus Instagram-Stories anderer User. Gleiches gilt für mein Instagram-Profil, wo ich gespeicherte Fotos in Alben wie Water Color, Zitate oder Interior Design organisiere.

Selbstschutz vor dem Medienkonsum

Mir selbst ist bereits vor längerer Zeit meine exzessive Mediennutzung aufgefallen. Spätestens aber nachdem mein iPhone begann meine Nutzung aufzuzeichnen, hatte ich es schwarz auf weiß. Ich ließ mir also ein paar Kniffe einfallen, welche meine Wahrnehmung für meinen Konsum sowie meine Nutzung selbst nach und nach einschränkten.

Ausstellen von Slack-Benachrichtigungen

Oh jaaa. Zu Beginn hatte ich jede einzelne Slack-Nachricht als Push-Benachrichtigung am Speerbildschirm. OMG!

Einstellung der Slack-Benachrichtigungen

Zudem veränderte ich die Einstellungen von Slack-Benachrichtigungen insofern, dass ich diese nur mehr bei direkter Erwähnung meiner Person erhielt.

Blaue Haken von WhatsApp deaktivieren

Dieses Feature machte mir ein schlechtes Gewissen und sorgte dafür, dass ich selbst ungeduldig wurde, wenn mir jemand nicht antwortete – meine Nachricht aber offensichtlich bereits gelesen hatte.

Applikationen zeitlich begrenzen

Ich setzte mir selbst ein Zeitlimit von zwei Stunden pro Tag für Social-Media-Aktivitäten. Man möchte es nicht glauben, aber ich bescheiße mich dennoch regelmäßig selbst und deaktiviere das Limit am Abend.

Ausstellen von WhatsApp Push-Nachrichten

Jap… die wohl stärkste Ablenkung in meinem Leben wurde nun Anfang des Jahres gekillt. Ich kann nun die Uhrzeit von meinem Smartphone-Bildschirm ablesen, ohne direkt von WhatsApp-Nachrichten abgelenkt zu werden. Yay!

 

Mein Fazit

Ihr seht schon, es gibt nach wie vor Optimierungsbedarf. Ich selbst finde es zum Teil erschreckend, wie sehr ich an mein Smartphone gebunden bin. Aus diesem Grund schaffte es der Punkt „Handy weniger beachten“ auch auf meine Liste an Vorsätzen für 2019.

Ich werde weiterhin daran arbeiten meine Zeit mit sinnvolleren Dingen als Instagram und WhatsApp zu verbringen. Push-Nachrichten müssen aber nicht etwas Negatives sein, sondern können auch in einer positiven Art und Weise genutzt werden. Ich nutze sie indem ich mir morgens um 8 Uhr eine Erinnerung schicke mit „Sei zufrieden“ sowie nachmittags um 15 Uhr eine mit „Fühle dich“.

Wie bei so vielen Dingen ist der Umgang mit Medien und besonders mit unserem Smartphone ein Prozess. Es liegt an uns ihn zu verändert und an Umstände anzupassen.

 

Inspiriert für diesen Artikel hat mich meine Studienkollegin Barbara Mayer mit ihrem Blogartikel „8 Tipps für effektives Zeitmanagement„. Gerne mal reinlesen!

Quelle Titelbild: Nick Morrison